Roskilde 9. marts 2007 rev. februar 2010
Vedtægter
for
”ROSKILDE HAVNEFORUM”
§1
Foreningens navn er Roskilde Havneforum.
Dens hjemsted er Roskilde.
Foreningens formål er at udvikle havneområdets potentiale bedst muligt afstemt efter havneområdets profil, samt interessenternes og brugernes ønsker.
Havneområdet er defineret som området fra Tømmergrunden til Kællingehaven.
Foreningens idégrundlag er at medvirke til at bygge videre på havneområdets egenart som et rum med højt til loftet, kultur, mennesker og liv i området mellem by og fjord. Idégrundlaget søges realiseret ved hjælp af dialog, koordinering og samarbejde.
§2
Som medlem kan optages enhver, der er tilknyttet havneområdet som repræsentant for en institution, forening, lokalråd eller erhvervsvirksomhed. Ethvert medlem skal kunne tilslutte sig formålsparagraffen og motivere sit engagement overfor bestyrelsen. Hvis optagelse afslås af bestyrelsen, kan afgørelsen indbringes for førstkommende generalforsamling. Bestyrelsen kan i tilfælde af grov eller gentagen misligholdelse ekskludere et medlem. Et ekskluderet medlem kan forlange at få eksklusionsbestemmelsen behandlet på førstkommende generalforsamling.
§3
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Hvert år afholdes generalforsamling i februar og indkaldes med mindst 14 dages varsel. Indkaldelse sker pr. e-mail eller pr. brev til medlemmerne, evt. suppleret med annoncering i lokalpresse.
Bestyrelsen vælger en dirigent.
Den ordinære generalforsamling har som minimum følgende dagsorden:
Beretning fra bestyrelsen
Forelæggelse af regnskab til godkendelse
Forelæggelse af budget og fastsættelse af medlemskontingent
Statusrapport fra foreningens arbejdsgrupper
Arrangements- og ceremoniplan for det kommende år – skitse til information og herunder offentliggørelse af bestyrelsens succespejlemærker for året
Indkomne forslag
Valg til bestyrelsen
Valg af revisorer
Eventuelt
Forslag, der ønskes behandlet, må være formanden i hænde senest 8 dage inden den ordinære generalforsamling.
Generalforsamlingens beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal, dog kan ændringer af vedtægter og opløsning kun ske efter reglerne i § 12. Generalforsamlingen er kun beslutningsdygtig, hvis mindst tremedlemmer er til stede.
Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes på foranledning af bestyrelsen eller såfremt mindst 25 % af medlemmerne fremsætter skriftlig begæring herom ledsaget af forslag til behandling.
Ethvert medlem har én stemme. Der kan stemmes ved skriftlig og dateret fuldmagt. Hvert medlem kan kun stemme med én fuldmagt.
§ 4
Bestyrelsen består af 5 til 7 medlemmer valgt blandt foreningens medlemmer for en toårig periode.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand og kasserer.
Der vælges to interne revisorer for et år.
Der vælges ingen suppleanter.
Dersom antallet af bestyrelsesmedlemmer og revisorer reduceres uforudsigeligt, kan selvsupplering ske indtil næste generalforsamling.
I bestyrelsen afgøres alle beslutninger, når mindst tre bestyrelsesmedlemmer er tilstede ved simpel stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.
Bestyrelsen kan nedsætte særlige udvalg, som stående eller ad hoc udvalg.
§ 5
Kontingentet fastsættes af generalforsamlingen og forfalder til betaling årligt forud. Kontingentet skal som minimum dække udgifter til administration og forsendelser, og fastlægges med forholdet 1:10 hvor erhvervsdrivende betaler det høje beløb og andre det lave.
§ 6
Regnskabsåret er kalenderåret.
§ 7
Bestyrelsen skal sikre, at følgende opgaver som minimum varetages:
mindst tre plenummøder, hvortil alle medlemmer indbydes
der er fastsat datoer og informeret til havneområdets interessenter om sommerens arrangementer inden 1. marts hvert år
bestyrelsen skal tilse, at der arbejdes seriøst og engageret i de nedsatte udvalg
bestyrelsen skal tilse, at ord omsættes til handling i rimeligt tempo
godkende annoncering som anvender Havneforums logo
Herudover skal bestyrelsen støtte tiltag, der fremmer Havneforums formålsparagraf, herunder koordinering af fælles arrangementer og tiltag.
§ 8
Indmeldelse sker til foreningens kasserer mod betaling af kontingent.
Udmeldelse skal ske skriftligt til samme og kan kun ske til regnskabsårets udløb.
§ 9
Roskilde Havneforum tegnes af to bestyrelsesmedlemmer i foreningen, hvoraf den ene skal være formanden, næstformanden eller kassereren.
§ 10
Kassereren aflægger ved regnskabsårets udgang et regnskab, der efter at være godkendt af bestyrelsen og de to revisorer, udsendes til medlemmerne med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling.
§ 11
Revisorerne har ret til at foretage uanmeldt revision.
Foreningens regnskabsførelse, samt konstateringen af tilstedeværelse af foreningens aktiver, skal kritisk gennemgås af revisorerne.
§ 12
Opløsning af foreningen eller ændringer af vedtægterne kan kun ske på generalforsamlingen. Mindst 25 % af medlemmerne eller bestyrelsen kan kræve afstemning om en vedtægtsændring, idet samtlige medlemmer tilsendes formuleret forslag samtidig med indkaldelse til generalforsamlingen.
Til gyldig beslutning kræves, at mindst halvdelen af foreningens medlemmer er til stede, og at mindst 2/3 stemmer for forslaget. Hvis ikke mindst halvdelen af foreningens medlemmer er tilstede, men forslaget er vedtaget med mindst 2/3 af de afgivne stemmer, kan der inden en måned indkaldes til ekstraordinær generalforsamling med 14 dages varsel. Denne generalforsamling er uanset det fremmødte antal medlemmer beslutningsdygtig. Her kræves 2/3 af de fremmødtes stemmer til afgørelse af vedtægtsændringer eller foreningens opløsning.
I tilfælde af foreningens opløsning benyttes de resterende midler til formål, der bedst muligt er forenelige med formålsbestemmelsen i disse vedtægter.
Vedtaget på stiftende generalforsamling den 26. august 2004. Revideret ved generalforsamlingen den 8. februar/5. marts 2007 . februar 2010
________________________________ ___________________________________